Retningslinjer for utlån av pc til studentprosjekter

For å vurdere om dette er relevant for deg som student, må du se om ditt prosjekt kvalifiserer til utlån av PC. Faller du innenfor noen av disse punktene, skal du følge rutinene for utlån og levering av PC.

Hva kvalifiserer til utlån av PC?

Det er spesielt i tilfeller der studenten har behov for å analysere data i større grad enn å bare transkribere og avidentifisere lydopptak. Følgende punkter kvalifiserer til utlån:

• Når det skal samles inn og behandles særlige kategorier av personopplysninger. Dette gjelder informasjon om helse, etnisitet, minoriteter, religion, fagforeningstilhørighet, genetikk, seksualitet, politisk oppfatning og biometri, samt informasjon om straffbare handlinger.  
• Når det skal samles inn informasjon om sårbare grupper. Eksempler er barn, personer med begrenset levetid eller som ikke er i stand til å svare for seg selv. Se sidene til De Nasjonal Forskningsetiske komiteer for en oversikt over sårbare grupper.  
• Hvis man har behov for å bruke programvarer eller applikasjoner til å behandle særlige kategorier av personopplysninger. Dette inkluderer for eksempel analyse av lydopptak med en programvare som NVIVO.

Sjekkliste for studenter

Før du begynner på et prosjekt bør du gå igjennom denne sjekklisten for å sjekke hvilken type informasjon du tenker å samle inn og behandle. Da vil du kunne se tidlig om det er behov for å låne en PC. Følgende punkter bør sjekkes før du starter å jobbe med prosjektet ditt:

1. Få oversikt over hva slags opplysninger som skal samles inn og behandles: 

• Finn ut om dette inkluderer særlige personopplysninger. Hvis dette er tilfelle, må du sjekke om du må låne PC.
• Hvor mye informasjon som skal samles inn, om det er nødvendig å samle inn alt av data og hvor lenge data skal behandles. 

2. Hvis det skal samles inn og behandle særlige kategorier av personopplysninger, må du søke en godkjenning fra Sikt.

For slike prosjekter er behandlingstid ca. 30 dager. Meldeskjema bør derfor sendes inn senest 30 dager før man tenker å starte innsamling av data.

3. Finn ut hvordan du tenker å behandle/analysere data som samles inn:

• Finn ut om det skal gjøres lydopptak av intervjuer. Hvis intervjuer utføres ved å ta notater vil informasjonen være anonym. Da trenger du ikke å låne PC eller å melde prosjektet til Sikt. 
• Hvis det er slik at lydopptak skal transkribere og avidentifiserende fortløpende, trenger du ikke å låne PC. Lydopptak med Nettskjema sin diktafon-app og lagring av opptak i Nettskjema vil også være unntak fra å låne PC. Da skal lydopptak kun være lagret i Nettskjema og ikke på privat PC. 
• Finn ut hvilke programvarer eller apper som trengs for å behandle data, slik at disse kan installeres i forkant av et eventuelt utlån. Det er kun programvare og applikasjoner godkjent av UiA som kommer til å bli installert på PC-en.

4. Finn ut hvor lenge det er behov for å låne PC. 

Dette er optimalt sett når du er ferdig med analyse og har anonymisert data. 

Rutiner for utlån av PC

1. Kontakt UiA Hjelp på epost hjelp@uia.no med en anmodning om å låne en PC, med dato fra-til for behandling av særlige kategorier av personopplysninger i studentprosjekt. Dette kan gjøres samtidig som du søker om godkjenning fra Sikt. 
2. Utlån av PC skjer ved UiA Hjelp sin skranke på Campus Kristiansand og Grimstad. For å få utdelt PC må man fremvise Sikt godkjenning (bekreftelsesmail) og fylle ut kontaktinformasjonsskjemaet. 
3. Skriv under avtalen der du bekrefter at PC-en ikke skal brukes til private aktiviteter, at du forplikter deg til å levere tilbake PC og at man kan bli bedt om å betale kompensasjon hvis man ikke gjør dette.
4. Les og følg føringer i dokumentet: Grunnleggende informasjonssikkerhet og personvern. 
5. Før du kan lagre data på utlåns-PC, skal du klassifisere data som fortrolig. Dette er beskrevet på sider for informasjonssikkerhet og hos Microsoft. Lagring av sensitive data gjøres i OneDrive hvis du skriver alene, eller i Teams hvis man skriver i gruppe (data må først klassifiseres). Første gang du logger inn må du være på UiA sitt nett. Filene skal ikke deles med personer som ikke har en UiA-driftet PC. 

Slik leverer du inn PC-en 

Etter at tidsperioden som er avtalt er over, skal utlånt PC leveres tilbake til UiA Hjelp. Det er ikke ment at PC skal beholdes for privat bruk etter utlånsperioden. Følgende punkter må følges ved levering av PC:

1. Alle filer med sensitive data, personopplysninger, koblingsnøkler og lydopptak må fjernes fra OneDrive/Teams. Anonymiserte data som skal bruke til videre analyser beholdes. Data er da definert som anonyme og er ikke underlagt personvernforordringen.  
2. Tidsfrist for å levere tilbake PC er en uke etter at den avtalte tidsperioden har gått ut. Etter dette vil det bli sendt purring.
3. Innlevering skjer ved UiA Hjelp sin skranke på Campus Kristiansand eller Grimstad.  
4. Husk å skrive under på et dokument som bekrefter at du har slettet alt av data som har blitt lagret på PC. 

Kontaktperson

Espen Bariås

Forsknings- og innovasjonsavdelingen

E-post

espen.barias@uia.no

Telefon

+47 38 14 27 16