I planlegging og søknadsfasen av prosjekt er det flere ting det kan være lurt å være oppmerksom på. Administrativ kontakt på enheten sammen med prosjektstøtte v/internasjonalt kontor bør planlegge og forankre mobilitetsaktiviteter sammen med prosjektleder.
Det er fagmiljøene som har inngått prosjektsamarbeid som har ansvar for å følge opp prosjektplaner, samarbeidsavtaler og finansieringen. Fellesadministrasjonen og spesielt internasjonalt kontor har systemer og rutiner som skal sikre at de som kommer til UiA blir tatt godt imot og får informasjonen de trenger, at vi har gode oversikter til ulike rapporter samt for beredskapshensyn.
I internasjonale samarbeidsprosjekt i utdanning er det ofte mye administrativ oppfølging, og i forbindelse med studentmobilitet i prosjekt vil internasjonalt kontor henvende seg til administrativ kontaktperson vi har fått oppgitt som jobber med studentmobilitet på enheten.
Når prosjektet innebærer studentmobilitet (kort eller langt opphold) så er det noen fellestjenester og informasjon det er viktig å merke seg.
Hvordan type tjenester og rutiner som gjelder avhenger av hvordan "type" studentmobilitet det er snakk om.
- Erasmus+ (student eller ph.d. må være registrert i erasmusavtale)
- Annen mobilitet som innebærer en type finansiering er gjerne definert i prosjektsøknader og kontrakter med partnere. Stipendsatser og ordninger for utbetaling varierer. Se retningslinjer for ansvarlig internasjonalt samarbeid, om hva man bør tenke på i avtaleinngåelse, kontaktpersoner, rutiner etc.
Innreisende til UiA
- UiA skal registrere og rapportere på all studentmobilitet, kort og lang
- For mobilitet som innebærer at studenter skal avlegge emner ved UiA ønsker vi at studentene registreres i Nominasjonsweb (frister)
- Skal studenten være ved UiA fullt semester kan studentbolig reserveres (frister). For kortere mobilitet har ikke SiA boligtilbud og dette må avklares i hvert prosjekt
- Må studenten ha visum kreves opptaksbrev/invitasjonsbrev?
- Kommer studenten til semesterstart er mye informasjon sikret gjennom orientation og mottaksapparatet internasjonalt kontor har i samarbeid med ESN hvert semester. Planlegger enhet/prosjekt for innreise utenom semesterstart er det mer som må sikres av enheten. Men all mobilitet skal registreres for oversikter i nettskjema.
- Påse at student har fått god informasjon om forsikring og at dette kjøpes før reisen til Norge
- Kommer studentene med stipend fra partnerinstitusjon eller skal studenten få stipendmidler utbetalt ved ankomst fra UiA? Da må enhet som har budsjett bestille BankAxeptkort før student ankommer.
- Skal student få refundert visum/forsikring? (nettskjema-budsjettenhet-kontaktperson på enheten)
- Husk å sikre god informasjon om helsehjelp/SiA Helse/Si-fra til alle innreisende studenter
- Ph.d. mobilitet