Administrativ støtte til forskning

Hvor står vi i dag? – Nåsituasjon

Administrativ støtte til forskning gis ikke bare fra forskningsadministrasjonen, men også fra økonomipersonale, kommunikasjonspersonale, biblioteket, IT og flere andre. Spesielt i utvikling og gjennomføring av store forskningsprosjekter er et bredt spekter av administrativ støtte vesentlig. I 2017 ble det opprettet et prosjektstøtteteam som skal gjøre det lettere for vitenskapelig ansatte å dra nytte av de fellesadministrative tjenestene. Prosjektstøtteteamet trekker ressurser fra de fleste fellesadministrative avdelinger, og er dermed også med på å bevisstgjøre de ulike avdelingenes rolle som bidragsytere til den administrative forskningsstøtten som tilbys vitenskapelig ansatte. Opprettelsen av prosjektstøtteteamet anses som et første skritt mot en mer tverrfaglig og profesjonalisert forskningsstøtte.

Det varierer hvordan administrative støttefunksjoner er fordelt mellom fakultetene og fellesadministrasjonen. Forskningsadministrasjonen ved UiA er plassert både i fellesadministrasjonen og lokalt. Forskningsadministrasjonen lokalt befinner seg hovedsakelig på fakultetsnivå, men er i noen tilfeller også på instituttnivå. Forskningsadministrativ avdeling har p.t. 8 årsverk, som spenner fra støtte til prosjektutvikling og -gjennomføring, internasjonalisering og språkvask, ph.d.-utdanning og spørsmål om etikk og personvern, samt ulike sekretariatsfunksjoner (tabell 3).

Tabell 3. Årsverk innen forskningsadministrasjon ved UiA fordelt etter forskningsadministrative fagområder

Flere fakultet bemerker at den forskingsadministrative støtten har blitt bedre de siste årene. Den generelle tilbakemeldingen er likevel at det fremdeles er behov for mer forskingsadministrativ støtte, og da særlig lokalt, så nær forskerne som mulig. Fakultetenes forskningsadministrasjon har i dag flere oppgaver. Det er ingen som bare jobber med prosjektstøtte. Det har derfor tatt tid å heve denne kompetansen på fakultetene. Skal en øke fakultetenes kompetanse på prosjektstøtte (prosjektutvikling og gjennomføring) må det være tilstrekkelige ressurser tilgjengelig. Involvering av administrativt personale i prosjekter, helst så tidlig som mulig, er avgjørende for at prosjektene blir vellykkede. Dette budskapet må bæres frem av faglig ledelse, dekaner og instituttledere. Fakultetsledelsen må aktivt sørge for at prosjektet er forankret i både faglig og administrativ linje.

Hvor vil vi? – Visjon for 2027

En profesjonalisert verdikjede av forskningsadministrasjon

I 2027 bidrar alle administrative støttefunksjoner godt inn i forskningsprosjekter som en del av prosjektstøtteteamet, slik at forskerne opplever den administrative delen av prosjekter lett håndterbar. UiAs forskningsadministrasjon er preget av en verdikjede av forskningsadministratorer. Fakultetets forskningsadministrasjon er tett på fagmiljøet og kjenner fagområdet forskerne jobber innenfor. De er pådrivere i søknadsprosesser. Forskningsadministrasjonen i fellesadministrasjonen har kompetanse på områder som ikke hvert fakultet kan ha kompetanse på, og gjennom dialog med EU og NFR kjenner de til trendene i virkemiddelapparatet generelt og har kjennskap til EU-programmer og utlysninger spesielt. Den fellesadministrative forskningsadministrasjonen leverer tjenester i søknadsprosessen og bidrar til utviklingen av store søknader, som senter-søknader og EU-søknader, organiserer kompetanseutviklingstiltak for forskerne og forskningsadministrasjonen, og bidra til god informasjonsflyt og utvikling av best practice mellom fakultetene. Forskningsadministrasjonen ved UiA skal være en avlastning for de vitenskapelige ansatte, og således være aktive bidragsytere til deres virke som undervisere og forskere.

Kunnskapsrik administrasjon
Forskningsadministrasjonen ved UiA er ikke bare flink til å dele kunnskap seg imellom, men også flink til å hente kunnskap i sektoren, for eksempel hos andre universiteter. NARMA – Norsk nettverk for forskningsadministrasjon – skal utvikle et kompetansehevingsprogram for forskningsadministrasjon nasjonalt. UiA har tatt ansvar for å utvikle programmet og vil også være en bruker av dette.

Infrastruktur og verktøy
De forskningsadministrative ansatte har gode digitale verktøy, til både prosjektsamhandling og prosjekt- og økonomistyring. UiA har verktøy som gjør det mulig å lagre og gjøre forskningsdata tilgjengelige. Forskningsadministrasjonen har god oversikt over tilgjengelig infrastruktur som finnes på UiA, ref. kapittel om forskningsinfrastruktur. 

Tilrettelegger for faglig og administrativ tverrfaglighet
Fakultetenes forskningsrådgivere kan også opptre som talspersoner for sitt fagmiljø. De kan representere fagmiljøet i møte med regionen, men også i møte med andre fakultet. De er dermed med på å øke tverrfagligheten og samskapingen med regionen. Forskningsadministrasjonen ved UiA har også kjennskap til hva som rører seg av utlysninger på utdanningssiden, og er en bidragsyter i koblingen utdanning – forskning.

Differensiert støtte
Den forskningsadministrative støtten tilpasses forskningsgruppenes og -sentrenes ambisjonsnivå. Det er viktig at sentre og godt utviklede forskningsgrupper har en lokal sterk forskningsadministrasjon som gir støtte innen gruppens fagområder, og er aktiv bidragsyter i blant annet søknadsskriving. Det vil fortsatt i de neste 10 årene være behov for eksterne konsulenter i prosjektutvikling og prosjektgjennomføring. Samtidig skal forskningsadministrasjonen ved UiA lære av de eksterne konsulentene og i økende grad supplere konsulentvirksomheten slik at prosjektkompetanse bygges. Det er fortsatt forskerne som har hovedansvar i prosjektutviklingen og søknadene må skrives i samspill mellom fagmiljøet og administrasjonen.

Større prosjekter
Institusjonen trenger flere administrative prosjektledere som kan bistå i gjennomføringen av større prosjekter. Man bør ansette dedikerte prosjektledere, som på sikt vil være selvfinansierende. I økende grad bør det også være aktuelt å ha dedikerte prosjektansettelser fra andre fellesadministrative avdelinger, som blant annet kan drive med kommunikasjon og formidling. De vil på sikt være selvfinansierende ved at de finansieres ved eksterne prosjektmidler.

Hva må til for å komme dit? – Tiltak i de neste år

• Administrasjonen er til for de vitenskapelige i deres virke, og kulturen reflekterer at alle ledd i verdikjeden er like viktige. Kulturen bygges ved at man ser fordelene ved å dra nytte av hverandres fagkunnskap, og dermed anerkjenner administrasjonens tilbud til de vitenskapelige. Ledelsen har fokus på å bygge opp denne kulturen.
• Fakultetene må styrke sin lokale forskningsadministrasjon, slik at den kan jobbe dedikert med prosjektutvikling og -gjennomføring. Fakultetene er rigget slik de finner det mest hensiktsmessig, men det bør være minst ett årsverk til prosjektutvikling og formidling, og tilstrekkelig ressurser til prosjektgjennomføringen.
• Det videreutvikles en kunnskaps- og delingskultur mellom alle som bidrar til administrativ støtte til forskning.
• Forskningsadministrasjonen søker aktivt å øke sin kompetanse for å gi et best mulig tilbud til de vitenskapelig ansatte.
• EU-rådgivning er et komplekst område som endrer seg hele tiden. De som har dette som arbeidsfelt må kunne ha tilstrekkelig fokus, slik at de opparbeider seg spisskompetansen som er nødvendig for å gi fullverdig støtte til fakultetene.
• Prosjektstøtteteamet må bygges videre, slik at det gis helhetlig støtte inn i forskningsprosjekter fra alle relevante fellesadministrative enheter.
• Det vurderes hvordan UiA i større grad kan være tilstede i Brussel for økt synlighet, bedre informasjonsstrøm og mulighet for påvirkning inn mot H20200 og andre EU-programmer.