Bruk og utleige av lokala til universitetet

Generelle regler

• Møbler må settes tilbake på plass og avfall må fjernes etter bruk av lokalet.
• Det er forbudt å bruke åpen ild, som stearinlys, innendørs.
• Det er ikke tillatt å benytte UiAs lokaler til kommersiell bruk eller framleie.
• Dersom studenter, leietakere eller andre eksterne skal benytte UiAs lokaler utover ordinær åpningstid kreves det ekstraordinært vakthold. Kostnad for vakthold må dekkes av den/de som benytter lokalene.
• Alle må være ute av bygningene innen klokken 02.00. Vektere kan avslutte arrangementer dersom UiAs sikkerhetsbestemmelser ikke overholdes.
• Dersom det skal nytes alkohol under arrangementet må det søkes om skjenkebevilling, og det forutsettes at det også er matservering på arrangementet.

Undervisningslokaler

• For undervisningslokaler er det undervisningsaktiviteter som har fortrinnsrett til reservering. Undervisningslokalene er stengt for allmenn reservasjon frem til undervisningsplanleggingen for kommende periode er ferdig.

Studentkantiner

• Studentkantinene ved begge campuser har et eget representasjonslokale, Uglandstuen ved Campus Grimstad og Lilletunstova ved Campus Kristiansand. 

• Disse kan reserveres av ansatte og studenter til lunsjservering ved arrangementer, møter ol.
• Du sjekker selv om rommet du ønsker å bestille er ledig her.
• Studentaktiviteter og ansatte kan bestille disse rommene til interne aktiviteter ved å laste ned og fylle ut bestillingsskjemaet.
• I studentkantinen ved Campus Kristiansand finnes det i tillegg to enkle møterom som kan bestilles til lunsjservering, ol.
  Disse kan ansatte og studenter reservere selv innenfor inneværende uke via grupperomsbookingsystemet her: https://cloud.timeedit.net/uia/web/tp/.
  Bestilling ut over inneværende uke må gjøres via bestillingsskjemaet.

• Dersom du ønsker å leie lokaler må du sende e-post til utleie@uia.no.

Kontakt
For spørsmål, kontakt oss på utleie@uia.no  

Det blir gitt 10 % rabatt av normal pris for mindre lag og foreninger som ikke driver økonomisk aktivitet. 

Dersom du ønsker å bruke UiA sine undervisningslokale, og er tilknytta ei studentforeining hos STA  så skal du kontakte STA .

Dersom du er tilknytta ei uavhengig foreining skal du kontakte UiA Konferanse.

Reglar for utlån og utleige av lokale ved Universitetet i Agder (UiA)

Universitetsdirektøren har 1.5.2008, etter fullmakt frå universitetsstyret, fastsett retningslinjer for utlån og utleige av lokala og areala til universitetet til ikkje-permanent verksemd. Desse er reviderte og godkjende av universitetsdirektøren 04.01.2019.

1. Bruk av UiAs lokale

1.1. Lokale ved Universitetet er definert som bygg som universitetet disponerer/leiger, og dessutan områda rundt og mellom bygga, inklusive parkeringsplassane.

1.2. Det gjeld eigne reglar for Kunnskapsparken, i4Helse-bygget, Studentenes lokale (Stiften, Alibiet, STAbygget, kjellaren i Bluebox), og dessutan SiAs kulturhus (Østsia og Bluebox):

a) Kunnskapsparken (Universitetsvegen 19), lenkje til eigne sider: www.uia.no/sorkp

b) i4Helse-bygget Grimstad (N3): Alle møterom er reservert til leigetakarar og UiA-tilsette lokalisert i i4Helse-bygget.

c) Stiften, Alibiet, STA-bygget (Universitetsvegen 20, 22 og 24), og Bluebox i Grimstad. Lenkje til STA sine sider: http://www.stastudent.no/kontakt/

1.3. Institusjonar, organisasjonar og enkeltpersonar kan etter avtale med universitetet bruka lokala til konferansar, seminar, møter, kurs, kulturtiltak mm., i den grad dei ikkje er reserverte til undervisning eller anna verksemd i regien til universitetet.

1.4. Det blir føresett at bruken ikkje er i konflikt med verdigrunnlaget eller formålet med universitetet, slik dette kjem fram av universitets- og høgskulelova, strategien til universitetet og universitets etiske retningslinjer.

1.5. Undervisningslokale kan ikkje reserverast til utlån eller leiga ut i vanlege undervisningsperiodar før universitetet sin eigen bruk av lokala er fastsette. Med vanleg undervisningsperiode blir meint måndag – fredag kl 8.00 – 21.00, 1. januar – 15. juni og 10. august – 15. desember. Utlån/utleige skal gjerast utan at det påverkar dei ordinære aktivitetane til universitetet. I enkelte tilfelle, etter vurdering av betydninga til arrangementet for formålet med universitetet, kan det avtalast bruk av lokala til universitetet også når dette medfører flytting av ordinær aktivitet. Dersom ein slik bruk av lokala kan reknast med å ha negative konsekvensar for studentar, skal Studentorganisasjonen i Agder (STA) og studiedirektøren blir konsultert. Vedtak kan leggast fram for universitetsdirektøren av studentar/fakultet som meiner seg skadelidande.

1.6. Søknad om utlån eller utleige av lokale blir send til Kommunikasjonsavdelingen ved UiA Konferanse som avgjer spørsmål om utlån/utleige. Tilfelle som krev ei utvida saksbehandling, eller som det er knytt uvisse til blir vurdert av økonomi- og campusavdelinga. I tvilstilfelle avgjer universitetsdirektøren.

1.7. Leigetakar/låntakar er sjølv ansvarleg for å setja seg inn i og overhalda UiAs reglement. Brot på leigeavtale og reglement kan føra til kansellering av arrangement, annullering av leigeavtale, og i verste fall føre til at leigetakar blir fråteken retten til å leiga for ein bestemd periode. All servering av alkohol må skje i samsvar med føresegnene til alkohollova. Ved bruk av alkohol skal leigetakar visa omsyn til andre brukarar av UiAs lokale og visa særleg omsyn overfor studentar. Det skal ikkje serverast alkohol på UiA før kl. 16:00. I særlege tilfelle kan det søkjast unntak. Grunngitt søknad blir send til økonomidirektøren.

2. Utlån av lokale

2.1. Lokale blir lånte ut for arrangement som oppfyller Universitetets formål. Under dette presentasjon av forskingsarbeidet til universitetet, arrangement der UiA er hovudarrangør eller bidreg med ein vesentleg del av fagleg innhald, arrangement i regi av studentforeiningar, arrangement som rettar seg mot studentar/tilsette gitt at arrangementet ikkje ber preg av kommersiell aktivitet, marknadsføring, aktivt sal og økonomisk gevinst.

2.2. Tilsette ved UiA, Statsbygg, Sia og STA kan etter nærare avtala låna personalkantina til private arrangement (konfirmasjon, bursdagar ol.)

2.3. Lokale kan innanfor ordinære opningstider vederlagsfritt lånast ut til opplysningsorganisasjonar som etter Lov om vaksenopplæring har rett på frie lokale i offentlege bygningar til studiepoenggivande kurs- og studieverksemd.

2.4. Organisasjonar/foreiningar som universitetet, som institusjon, er medlem av, kan låna lokale vederlagsfritt til medlemsmøta sine/arrangement, gitt at desse går på rundgang mellom medlemmene eller rettar seg mot tilsette/studentar.

2.5. Særleg om utlån til studentforeiningar

2.5.1 Med studentforeining blir meint foreiningar som er medlem av Studentorganisasjonen i Agder (STA). Andre studentforeiningar kan også vurderast ut frå følgande kriterium:

a) Minimum 15 semesterregistrerte medlemmer tilhøyrande Universitetet i Agder.

b) Styret må bestå av minst 3 studentar tilhøyrande Universitetet i Agder. Leiaren for styret skal vera student ved Universitetet i Agder.

c) Foreningen skal vera opne for alle semesterregistrerte studentar tilhøyrande Universitetet i Agder.

d) Foreningen skal vera registrert i Brønnøysundregisteret.

Studentforeininga må sjølv kunna dokumentera dette. Søknad sendas til utleie@uia.no.

2.5.2 For studentforeiningar som låner UiAs lokale gjeld følgande:

a) Godkjende studentforeiningar kan etter søknad få bruka UiAs lokale til studie- og studentaktivitetar utan kostnader. Studentforeiningar som ønskjer å bruka UiAs lokale må senda søknad til sta@uia.no seinast to veker før arrangementet finn stad.

b) Arrangement i regi av studentforeiningar skal primært vera for studentar ved UiA. Dersom eit arrangement er ope for utanforståande skal normalt ikkje desse utgjera fleirtalet av deltakarane.

c) Studentforeiningar kan ikkje låna lokale for framleige til privatpersonar, organisasjonar eller kommersielle verksemder utanfor universitetet. Eventuelle avvik frå dette kan etter nærare vurdering avtalast skriftleg.

d) Det kan komma tilleggskostnader som universitetet har med til dømes nødvendige vakter og teknisk personell etter ordinære opningstider. Dette skal universitetet informera om på førehand.

3. Utleige av lokale

3.1 Leiga ut av UiAs lokale skjer mot vederlag til fastsette prisar (sjå prisliste).

Kostnadene for universitetet til tilrettelegging, låsing, rigging, rydding, vakthald, reingjering, bruk av utstyr, teknisk hjelp el.l. skal alltid dekkjast. Det skal inngåast skriftleg avtale om dekking av slike kostnader, og det skal av avtalen komma fram kven som er ansvarleg for eventuelle skadar som blir påførte lokala og eigedelane til universitetet. Slike avtalar må vera inngått med universitetet som institusjon, dvs. vera underteikna frå universitetets side av ein person på Kommunikasjonsavdelingen som etter fullmakt har budsjettdisponeringsstyresmakt.

3.2 UiA lokala sine skal ikkje leiast ut til føretak og organisasjonar som driv økonomisk aktivitet. Det kan søkjast unntak frå dette utgangspunktet. Avgjerda ventar på ei konkret vurdering i kvart enkelt tilfelle. Ved ei slik vurdering skal følgande vektleggast:

a) Kva grad UiA samarbeider med føretaket eller organisasjonen.

b) Om arrangementet ber preg av marknadsføring/sal.

c) Kor aktuelt det er for og korleis dei rettar seg mot studentane/tilsette på UiA.

d) Kva grad det passar inn i UiAs strategi.

3.3. Mindre lag, foreiningar og ideelle organisasjonar som blir rekna for å ikkje driva økonomisk aktivitet eller å ha økonomi til å leiga i den kommersielle utleigemarknaden, vil etter vurdering kunna leiga lokale til reduserte prisar innanfor ordinære opningstider. Med mindre lag og foreiningar blir meint frivillige organisasjonar som har ei omsetning på < NOK 1.000.000. I tvilstilfelle avgjer økonomiavdelinga.