Masseutsendelse av epost til studenter

FS har ypperlig mulighet for utsendelse av epost til studenter. Man kan sende epost til alle utvalg av studenter som det finnes rapporter for i FS: Semesterregistrerte, eksamensmeldte, kull- og klasselister, studenter i praksis mm. Noen huskeregler for å forebygge problemer ved masseutsendelser av epost til studenter er imidlertid lurt å merke seg:

Husk å oversette meldingen til engelsk
Ved utsendelse til store grupper (alle semesterregistrerte, alle på et fakultet osv), omfatter disse nesten alltid studenter som ikke behersker norsk. Dette fører både til frustrasjon hos mottaker, og til mye returmeldinger til avsender.

Velg riktig avsenderadresse
Ved utsendelse av epost fra FS, kan man fritt velge avsenderadresse, som i tillegg til å vise avsender, også benyttes hvis mottaker trykker 'Reply'. Ved store utsendelser bør man derfor vurdere å bruke generell avsenderadresse, og ha beredskap til å besvare returmeldinger.

Send bare epost til studentens UiA-adresse
Mange studenter oppdaterer ikke sin private epostadresse etter opptak. Dette medfører ofte store mengder servermeldinger av typen 'Ukjent adresse'. Studentene har dessuten gjennom sine utdanningsplaner bekreftet at de plikter å kontrollere epost på UiA-adressen.

Vedlegg til e-post
Det er ikke mulig å benytte vedlegg til epost sendt fra FS. Men er dette egentlig nødvendig? Store vedlegg til mange mottakere kan knekke enhver server. Et tips er å legge informasjonen/vedlegget på en webside, for så å legge en lenke til denne i eposten som sendes.

Følgende informasjon er nødvendig for å sende ut epost fra FS:

Utvalg av studenter	Angi utvalg så nøyaktig som mulig. Ikke send til alle studenter dersom budskapet bare gjelder studenter i Arendal.
Om e-post skal sendes til studentens uia-adresse, til privat adresse eller begge deler	Merk at hvis man sender epost til studentenes private epostadresser (som ofte ikke er oppdatert), vil man motta store mengder returmeldinger, feilmeldinger osv.
Avsenders e-postadresse	Vurder om man benytter personlig eller generell epostadresse som avsender
E-postadresse til evt mottaker av kopi	Det sendes bare kopi av første utgående e-post.
Om epost skal arkiveres, og evt hvor lenge (ant mnd)	Arkiverte e-post finnes i FS' dokumentarkiv, og slettes automatisk etter det antall måneder som er angitt ved utsendelse
Emnetekst	Husk: Også engelsk tekst!
Selve teksten	Husk: Også engelsk tekst!
Ha beredskap for returpost	En utsendelse gir ofte mottaker en anledning til å stille spørsmål om andre ting enn det e-posten handler om.

Publisert av Dag Olav Nilsen <dag.o.nilsenSPAMFILTER@uia.no> 23.09.2008

Del/Tips: