Brev fra BIBSYS om registrering av vitenskapelig publisering i monografier og artikkelsamlinger

Brev fra BIBSYS om registrering av vitenskapelig publisering i monografier og artikkelsamlinger
(Dette er i utgangspunktet et brev utsendt fra BIBSYS undertegnet Roy Gundersen. En korreksjon som seinere ble sendt ut vedr. avsnittet: Institusjonstilhørighet og Nytt om vitenskapelig registrering – angivelse av itar-nummer er innarbeidet i denne gjengivelsen)

Innhold
- Rutiner rundt vitenskapelig publisering
- Krav til vitenskapelig publisering
- Vitenskapelige publiseringskanaler
- Pålagte oppgaver for bibliotekene
- Tilleggsdata i BIBSYS Biblioteksystem
Vitenskapelig
Personnavn (bidragsyter)
Personers (bidragsyters) relasjon til publikasjonen
Antall personer (bidragsytere)
Institusjonstilhørighet
Nyttige lenker

Registrering av vitenskapelig publisering i monografier og artikkelsamlinger
Det vises til tidligere utsendt brev fra BIBSYS, datert 11.10.2005, og brev fra Kunnskapsdepartementet, datert 19.12.2006 (ref 200607655/FTA), om saken.

Departementet har nå besluttet hvordan registrering og dokumentasjon av vitenskapelig publisering i monografier og artikkelsamlinger skal skje. Vedtaket bygger på den beskrivelsen som ble gitt i brevet fra BIBSYS.

Her gis en beskrivelse av de rutiner og regler som gjelder for bruk av BIBSYS Biblioteksystem for denne registreringen.

Merk: De nye rutinene og reglene gjelder kun for de institusjoner som skal avlevere data om vitenskapelig publisering til Kunnskapsdepartementet via DBH hos Norsk samfunnsvitenskapelig datatjeneste (NSD).

Rutiner rundt vitenskapelig publisering

Vitenskapelig publisering gir uttelling ved tildeling av midler til institusjonene fra departementet. Det er departementets målsetting at kvaliteten på de data som registreres skal være så god som mulig. Dette gjelder både utvalget av publikasjoner og kvaliteten på de bibliografiske data som beskriver disse publikasjonene.

For å oppnå høy datakvalitet, har Kunnskapsdepartementet valgt å la bibliotekene ved UH-institusjonene foreta registrering av vitenskapelige monografier og vitenskapelige artikler i artikkelsamlinger (antologier) i Bibliotekbasen. Deretter vil BIBSYS overføre disse data til ITAR (ImportTjeneste og AutoritetsRegistre). Fra ITAR vil data så bli overført til de lokale forskningsdokumentasjonssystemene (i dag BIBSYS ForskDok og FRIDA) og brukes som grunnlag for registreringen der. Etter registrering av publikasjonene i BIBSYS ForskDok og FRIDA, vil aggregerte data bli overført til DBH hos NSD.

Overføring av data fra eksterne kilder (ISI, NORART og BIBSYS Bibliotekbasen) gjøres for å heve kvaliteten på grunnlagsdata som skal benyttes for tildeling av midler. Arbeidet som biblioteket blir pålagt er derfor i institusjonens interesse.

Vi vil også anbefale som praktisk tiltak ved institusjonene at forfattere av vitenskapelige publikasjoner "pliktavleverer" disse til biblioteket og merker dem "Forslag til vitenskapelig, til registrering i Bibliotekbasen". Vi tror dette vil lette rutinene og sikre at institusjonene får med alt når tildeling skal beregnes.

Det presiseres videre at artikler i periodika ikke trenger å registreres fordi opplysinger om disse vil bli hentet fra andre kilder (ISI og NORART).

Rutinene er beskrevet på denne nettsiden:

http://dbh.nsd.uib.no/vitpub/dokumentasjon.jsp

Krav til vitenskapelig publisering

I vedlegg 1 er definisjon av vitenskapelig publisering gjengitt. En publikasjon er vitenskapelig hvis den tilfredsstiller kriteriene i vedlegg 1.

Vitenskapelige publiseringskanaler

I det sentrale systemet ITAR ligger et register over de publiseringskanaler som er definert som vitenskapelige. NSD har ansvaret for registeret. Med publiseringskanal menes tidsskrift, serie eller utgiver. For monografier og artikler i artikkelsamlinger (antologier) vil registeret inneholde alle godkjente utgivere av vitenskapelige ISBN-titler.

Listen finnes her: http://dbh.nsd.uib.no/kanaler/

Pålagte oppgaver for bibliotekene

Bibliotekene er pålagt disse oppgavene:

I BIBSYS Biblioteksystem skal bibliotekene registrere tilleggsdata i den bibliografiske beskrivelsen av vitenskapelige publikasjoner (monografier og artikler i artikkelsamlinger) som er utgitt av en vitenskapelig utgiver. Tilleggsdata skal kun registreres der en eller flere av forfatterne er ansatt ved egen institusjon.

· Analysering av artikkelsamlinger (ikke tidsskriftartikler) der ansatte ved egen institusjon har skrevet en artikkel og registrere disse som I-analytter i BIBSYS Biblioteksystem. For hver bibliografisk post som representerer en artikkel i en artikkelsamling, skal tilleggsdataene beskrevet under registreres.

Tilleggsdata i BIBSYS Biblioteksystem

Følgende data skal registreres på vitenskapelige monografier og vitenskapelige artikler i antologier.

Vitenskapelig

Ikke alt som utgis av de utgiverne som finnes i registeret over vitenskapelige publiseringskanaler teller som vitenskapelig publisering, for eksempel lærebøker og bøker beregnet på allmennmarkedet. Vi ber om at biblioteket angir hvilke publikasjoner som er vitenskapelige (se definisjonen i vedlegg 1).

Vitenskapelig registreres i BIBSYS MARC-felt: 008 $n med verdi = v

Merk: Dette feltet med denne verdien skal kun benyttes for monografier og antologiartikler som oppfyller kravene til vitenskapelig publisering.

Personnavn (bidragsyter)

På den bibliografiske posten må biblioteket registrere alle forfattere (også når dette er flere enn 3) fra egen institusjon som har en forfatterrelasjon til publikasjonen.

Personers (bidragsyters) relasjon til publikasjonen

Til personnavn som registreres i MARC-felt 100 eller 700 skal relasjonen til publikasjonen registreres. I rapporteringssammenheng er det kun forfatterrollen som gir uttelling. Se vedlegg 2 for en nærmere beskrivelse. Relasjonskoden for forfatter er "aut". Relasjonskoden registreres i BIBSYS MARC-felt 100 $4 eller 700 $4.

Antall personer (bidragsytere)

Det totale antall personer som har en forfatterrelasjon til publikasjonen, skal registreres.
Antallet skal benyttes av NSD for å beregne forfatterandeler ved tildeling av midler.
Antallet registreres i BIBSYS MARC-felt: 592 $a

Institusjonstilhørighet

For at en institusjon skal kunne telle en publikasjon som helt eller delvis sin i rapporteringen til DBH, må det registreres en kobling mellom personnavn og institusjon. Institusjonstilknytning skal være oppgitt på bokens omslagsside, eller annet sted i publikasjonen. Institusjonskoden (4 siffer) for institusjonen(e) som er oppgitt i publikasjonen må registreres i den bibliografiske posten. Dersom det ikke er oppgitt forfatteradresse/institusjonstilknytning i publikasjonen, skal dette ikke påføres, selv om forfatteren var tilknyttet institusjonen på utgivelsestidspunktet.
Institusjonskodene finnes her:

http://dbh.nsd.uib.no/pub/instkoder.jsp
(NB! Universitetet i Agder har kode: 201
for å få fram kodene: velg ønsket institusjonstype og klikk på
"vis institusjonskode" rett over Status)

Institusjonstilhørighet registreres i MARC-felt: 100 $u eller 700 $u. Delfeltet er repeterbart.

Angivelse av itar-nummer

Publiseringskanal angis i marc-felt 024 på følgende måte:
024 $a <prefiks><itar-nummer> $x 7 $2 itar
<prefiks> er 1 for periodika og 2 for forlag. <itar-nummer> finnes ved oppslag i NSDs register for publiseringskanaler: http://dbh.nsd.uib.no/rapportering/publisering.action . Verdien er der kalt ITAR kode.
<prefiks> er nødvendig for å få éntydige koder. NSD vil etter hvert sørge for at denne kommer med automatisk ved oppslag i registret. Vi vil gi beskjed når dette er på plass.

Eksempel på analytt for UiA, kapittel i bok

• ------------ OBJEKTID: xxxxxxxxx DOKID: ---------- ----------------
• titt : <Hovedtittel> $b <eventuell undertittel
• : $c <forfattere>
• :
• alf :
• år : $c 2010
• omf :
• 008 : p $b æ $n v $c eng
• lenke: $n <objektid>
• DEWEY:
• oord : 100 <Etternavn>, <Fornavn> $4 aut $u 201
  alf :
• FRIDA: 700 <Etternavn>, <Fornavn> $4 aut $u 201
• : 592 <antall personer med forfatter-relasjon til publikasjonen>
• : 024 2*<Itar-kode> $x 7 $2 itar

(*) 2 er prefiks for forlag, 1 for tidsskrift. Søk opp Itarkode for publiseringskanal ved å følge lenke.

Retningslinjer for bruk av feltene er beskrevet i brukerhåndboka BIBSYS-MARC Bibliografisk format. Her er det også tatt med noen eksempler som viser bruken av disse nye feltene. De nye feltene i BIBSYS-MARC og ny registreringspraksis innføres fra 18. juni 2007. Det er ønskelig at publikasjoner utgitt i 2007 blir registrert i henhold til disse nye retningslinjene.

Nyttige lenker

Om vitenskapelig publisering, tilgjengelig på NSDs nettsted: http://dbh.nsd.uib.no/rapportering/publisering.action
Sentrale dokumenter om vitenskapelig publisering på UHRs nettsted: http://www.uhr.no/forskning/publiseringsutvalget/sentrale_dokumenter