Nytt elektronisk arkivsystem fra 1. august
Nå blir det slutt på håndfaste papirer på HiA. Fra 1. august skal all post som er adressert til HiA først innom Sentralarkivet, der arkivverdig post først blir scannet og så sendt videre som e-post. I starten vil imidlertid studiestedene i Arendal og Grimstad få posten sin som før. Det nye ePhorte-arkivsystemet betyr også at det nye ePhorte-saksbehandlingssystemet tas i bruk for all korrespondanse i løpet av høsten.
SPYDSPISS: Greta Hilding er i frontlinjen ved innføringen av ePhorte som saksbehandlersystem, siden Studiesekretariatet er pilotprosjekt sammen med Personalseksjonen. Arkivleder Asbjørn Kristoffersen er glad for at forsøkskaninene alt er i full aktivitet.
- Det papirbaserte arkivet vil forsvinne etter hvert. Framover vil bare det elektroniske arkivet bli brukt, etter hvert som gamle papirer blir sendt til Statsarkivet, forteller arkivleder Asbjørn Kristoffersen. – Gevinsten er kjappere dokumentflyt og ikke minst lettere tilgang til dokumenter.
Bare innscannet post
ALLE DOKUMENTER blir scannet inn i det elektroniske arkivet. papirene blir destruert etter seks måneder, forteller Johanne Topstad Konradsen, som er engasjert i en egen stilling for å sørge for ePhorte-flyt i sentralarkivet.
Den nye postrutinen betyr at post som er adressert til HiA – eller snart til Agder Universitet – blir scannet inn i det nye arkiv- og saksbehandlingssystemet ePhorte – i sentralarkivet, før posten går videre som e-post.
- Vi oppbevarer dokumentene i papirform i seks måneder. Fra da av er det bare de innscannede fulltekstdokumentene som gjelder, sier Kristoffersen.
Studiesekretariatet og Personalseksjonen er forsøkskaniner for ePhorte som saksbehandlingssystem – et system som for øvrig er tatt i bruk av mange institusjoner i UH-sektoren. Etter planen skal hele Agder universitet ta ePhorte-systemet i bruk ved saksbehandling fra oktober – fra da av blir det kursing og stadig nye brukere etter en oppsatt plan til hele AU er ePhorte-brukere.
ePhorte leveres av ERGo-group.
Les Sentralarkivets egen beskrivelse av de praktiske sidene ved ePhorte under:
BARE PÅ SKJERM: I løpet av noen år vil Statsarkivet få overført arkivboksene med papirdokumenter, og da blir det bare elektronisk arkiv ved Agder universitet. Arkivleder Asbjørn Kristoffersen har fått Janne Vatnedalen Gundersen til å assistere med ePhorte-innføringen.
NYTT ARKIVSYSTEM – ePhorte
1. august 2007 er en merkedag for HiA. Arkivet blir sentralisert, noe som innebærer at all arkivering/skanning vil bli foretatt av sentralarkivet. Det vil med andre ord ikke bli utført regulær arkivering ved fakultetene. I samme åndedrag starter vi det nye arkivsystemet: ePhorte.
I oppstartsfasen vil vi ha to piloter, Personalseksjonen og Studiesekretariatet. Disse vil selv registrere og føre sine saker. Sentralarkivet vil føre for de øvrige enheter og fakulteter. Suksessfaktoren her vil være at fakultetssekretærene, saksbehandlerne ved fakultetene og øvrige saksbehandlere ved de andre enhetene sender all arkivverdig korrespondanse til sentralarkivet for registrering/journalføring. Vi regner med at etter en to måneders pilotperiode vil ePhorte bli utrullet for hele HiA.
Postsorteringsrutinene vil bli endret slik at all post adressert til HiA, selvfølgelig med en del unntak, vil gå via sentralarkivet. På den måten vil vi fange opp arkivverdige dokumenter, skanne og føre dette før det videresendes via e-post. Virksomhetsstedene i Arendal og Grimstad vil motta sin post som tidligere. Nå må imidlertid disse virksomhetsstedene sende arkivverdig post til sentralarkivet – uten opphold - i internkonvolutter merket: Haster – Sentralarkivet.
Det vil sikkert være mange spørsmål i forbindelse med ePhorte-innkjøringen. I den forbindelse har vi opprettet en ny telefonlinje direkte til arkivet. Dette telefonnummeret er: 1720. Da vil man raskt få svar fra arkivpersonalet. HiAs sentrale e-postadresse vil også bli endret til: postmottak@hia.no
ePhorte er i utgangspunktet ressurskrevende, men vil på sikt ha gevinstverdi. Sentralarkivet har styrket bemanningen midlertidig med Janne V. Gundersen og Johanne T. Konradsen. I tillegg vil Thor Eickstedt ha ansvaret for personalarkivet og Asbjørn Kristoffersen er arkivleder som før. Richard Lislevand er prosjektleder for ePhorte og Dag Løvlie har vært og er til stor hjelp når det gjelder det datamessige.
I forbindelse ved videre utrulling av ePhorte vil det bli igangsatt omfattende kursvirksomhet for saksbehandlere etter endt pilotperiode.
Det vil arkivmessig bli store forandringer, noe som saksbehandlere mest vil merke. Hovedfordelen vil være lettere tilgang til skannede dokumenter og en bedre dokumentflyt. I utgangspunktet vil det bli mange tastetrykk, men øvelse gjør mester og systemet i seg selv er unikt.
Kommentarer
Universitetet i Agderpost@uia.no
Telefon: +47 38 14 10 00 Fax: +47 38 14 10 01
