Aktuelt

[17.06.2010]

Janne Vatnedalen Gundersen deltok på nasjonalt møte for arkivledere ved universitetene og de vitenskapelige høgskolene 10.-11. juni 2010.
Sted for møtet var denne gangen på Svalbard Forskningspark - The University Centre in Svalbard - UNIS

[12.05.2010]

Sentralarkivet gjennomførte ePhorte superbruker forum hvor alle ePhorte superbrukere ved UiA ble invitert.
Det var godt fremmøte og svært nyttig møte. Referat fra møtet finner du her:

[21.01.2010]

Sentralarkivet ved arkivleder Asbjørn Kristoffersen holder nå på å lage en arkivplan for UiA gjennom tjenesten Arkivplan.no. Arkivplan.no er en tjeneste levert av selskapet Arkivplan.no AS.

Formålet med Arkivplanen er å dokumenterer arkivorganisasjonen, oppbyggingen av arkivet og regler for hvordan dette skal forvaltes på Universitetet i Agder.

Det er fastslått i Forskrift om offentlige arkiver av 11. desember 1998 nr 1193, § 2-2. Arkivplan, at "Eit offentleg organ skal til kvar tid ha ein ajourført samleplan, ein arkivplan, som viser kva arkivet omfattar og korleis det er organisert. Arkivplanen skal også vise kva slags instruksar, reglar, planar m.v. som gjeld for arkivarbeidet".

[19.01.2010]

Møte og Utvalgsbehandling modulen på vei inn i ePhorte og UiA.

Denne modulen skal UiA ta i bruk i løpet av kort tid. Behovet for en elektronisk løsning som håndterer møte- og utvalgsbehandling er viktig for vår organisasjon. Denne modulen egner seg meget godt for behandling av saker i styre, råd og utvalg.

Her er det anledning til å melde opp saksframlegg til behandling og referere inngående post for utvalget. Etter at utvalget har fattet vedtak kan det opprettes et partsbrev. Under fanen "Behandlinger" er det mulig å ta ut en samlet saksfremstilling. Dette er tekstdokument som er satt sammen av saksframlegget og alle saksprotokoller. En saksprotokoll er den protokollering som skjer i forhold til behandling av en sak i et utvalg.

Vi skal ha en pilotperiode på ca 4 mnd med start jan/feb og de som skal være piloter er:

Fakultet for helse- og idrettsfag

Personalavdelingen - TU og TA møtene

og muligens universitetsstyret

Utvalgssekretærene vil få den største oppgaven med dette, og for saksbehandlerne innebærer det at de heretter må skrive saksfremlegg i ePhorte, men dette er ikke vanskelig, det gjøres på samme måte som en skriver brev i ePhorte. En kort beskrivelse for saksbehandlerne vil komme snart og bl.a. arbeidsstue vil bli satt opp. Det innebærer også stor disiplin fra saksbehandlerne som må forholde seg til tidsfristene som er satt, til å fremme sak i styrer og utvalg. Vi har også tenkt oss en type "åpen dag" mht hvordan lage saksfremlegg for saksbehandlerne, dvs at alle som har mulighet kan komme innom datalabben D3-048 i løpet av dagen og få en kort, 45 min, men effektiv gjennomgang av hvordan en skriver et saksfremlegg i ePhorte. Mer informasjon om dette vil kommer senere.

[19.01.2010]

ePhorte har nå tatt i bruk en ny og fantastisk modul som heter "Outlook2ePhorte".

Outlook2ePhorte er en tilleggsmodul til ePhorte som muliggjør eksport av e-post til ePhorte direkte fra Outlook. Dette vil gjøre saksbehandlingsjobben deres mye enklere mht å få e-postene deres inn i ePhorte, uten å måtte mellomlagre e-posten på maskinen som dagen prosedyre er. Ved installasjon av Outlook2ePhorte, vil dere få en knapp øverst til venstre i Outlook som heter "Eksporter til ePhorte". Marker e-posten, trykk på knappen Eksporter til ePhorte" og fyll informasjonen i vinduet som dukker opp. Trykk deretter på importer og så overføres e-posten og evt vedlegg til ePhorte.

Hvordan Installere outlook2ePhorte:
Lukk Outlook når du skal installere modulen.
Velg Start - UiA - Installasjon - Outlook2ePhorte

Bruerveiledning finner du her: http://www.uia.no/no/portaler/om_universitetet/stoettetenester/sentralarkivet/ephorte/for_saksbehandlere/eksport_av_e-post_fra_outlook_til_ephorte

[21.12.2009]

ePhorte har fått ny funksjon, varsle med e-post, som fungerer nå dersom du haker av for mottakere av brev og notater i ePhorte.
Denne funksjonen gjør det mulig å varsle mottaker(e) med e-post om nye journalposter i ePhorte. Dette gjelder for alle saksbehandlerne og ledere som er brukere av ePhorte. For å vite mer hvordan varsle med e-post fungerer, se brukerveiledningen: http://www.uia.no/no/portaler/om_universitetet/stoettetenester/sentralarkivet/ephorte/for_saksbehandlere/varsle_med_e-post_i_ephorte

[19.12.2009]

Sentralarkivet har nå avsluttet en spørreundersøkelse angående bruk og holdninger til ePhorte. Grunnen til å gjennomføre en slik spørreundersøkelse var for å kartlegge kjennskap, bruken av sak- og arkivsystemet ePhorte og hvorfor ePhorte blir brukt i ulik grad av ulike personer på enhetene/fakultetene/avdeling. Besvarelsene er anonyme og vil kun kunne leses av sentralarkivet. Resultatet av spørreundersøkelsen skal brukes for å avdekke eventuelle behov, manglende opplæring, informasjon etc.

[22.09.2009]

Personal- og organisasjonsavdelingen har utarbeidet rutiner/brukerveiledning for ledere mht registrering av personalsaker i ePhorte.
Initiativtaker er Victoria Belous.

[20.09.2009]

HiA er nå erstattet med UiA i ePhorte.

Del/Tips: