REGLEMENT FOR EKSTERNT FINANSIERT VIRKSOMHET

Reglementet erstatter rundskriv F-10-96 reglement om betaling for oppdragsvirksomhet ved universiteter og høgskoler, fastsatt av Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet 4. mars 1996, retningslinjer for samarbeid mellom universiteter og vitenskapelige høgskoler og offentlige og private stiftelser eller selskap, fastsatt av Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet, senest 2. juni 1995, og retningslinjer for samarbeid mellom nye statlige høgskoler og offentlige og private stiftelser eller selskap, fastsatt av Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet 3. april 1995.

1. Definisjoner og avgrensning av reglementets rekkevidde

Dette reglementet gjelder for all organisering av eksternt finansiert faglig virksomhet, enten virksomheten organiseres innenfor institusjonene eller i egne rettssubjekt. Denne virksomheten kan omfatte forskning, undervisning, utredningsarbeid, og annen virksomhet som institusjonen ut fra sitt formål skal drive. Ordinære undervisnings- og forskningsoppgaver finansiert over grunnbevilgningen skal institusjonene organisere internt. Samarbeid med og deltakelse i ulike rettssubjekt skjer med hjemmel i lov om universiteter og høgskoler § 17.

Med institusjon forstås i dette reglementet vedkommende universitet eller høyskole.

Med eksternt finansiert virksomhet forstås all virksomhet som ikke er finansiert over institusjonenes egen grunnbevilgning.

Med grunnbevilgning forstås statstilskuddet til institusjonenes primæroppgaver. Som grunnbevilgning regnes også andre bevilgninger fra fagdepartementet til slike oppgaver.

Med dekningsbidrag (overhead-påslag) forstås det påslag til de direkte prosjektutgiftene som skal gå til dekning av de indirekte kostnadene prosjektet påfører institusjonen.

2. Nærmere om organisering av eksternt finansiert virksomhet internt ved institusjonen

I henhold til Hovedinstruks fra Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltningen ved institusjonene i universitets- og høgskolesektoren, pkt 8.1, skal styret fastsette retningslinjer for den eksternt finansierte virksomheten ved institusjonen. Ved utarbeidelsen av slike retningslinjer skal følgende legges til grunn:

1. Institusjonen skal utarbeide budsjett for alle prosjekter/tiltak med ekstern finansiering. Budsjettet skal vise alle direkte og indirekte kostnader. Dersom prosjektet/tiltaket innebærer omsetning av forsknings-, undervisnings- og andre tjenester mot vederlag. Omsetning er definert i lov om merverdiavgift av 19. juni 1969, §3. skal oppdragsgiver dekke alle direkte og indirekte kostnader som oppdraget fører med seg, og institusjonen skal kunne dokumentere dette. Dersom det ikke er mulig å oppnå full kostnadsdekning fra oppdragsgiver/finansieringskilde skal institusjonen vurdere om prosjektet har slik faglig nytte at det tilsier at institusjonen delfinansierer prosjektet. Institusjonene kan ikke subsidiere prosjekter av egen grunnbevilgning der dette kan føre til konkurransevridning i forhold til andre aktører som leverer tilsvarende tjenester.
2. Finansiering av utdanningstilbud som er rettet mot enkeltstudenter og som ikke er bevilget over institusjonens grunnbevilgning skal i tillegg skje i overensstemmelse med reglement for egenbetaling. Jf rundskriv F-006-00, utarbeidet av Kirke-, utdannings- og forskningsdepartementet. For eksternt finansiert utdanning som gir formell uttelling i form av studiepoeng eller medfører tildeling av grader, skal institusjonen på linje med utdanningstilbud som er bevilget over institusjonens grunnbevilgning, alltid ha det faglige ansvaret og stå for gjennomføring av eksamen, jf lov om universiteter og høgskoler §17 nr 1.
3. Institusjonen skal påse at virksomheten ikke medfører uønskede eller utilsiktede bindinger av institusjonens grunnbevilgning og at den for øvrig forvaltes betryggende.
4. I alle prosjekter skal det inngås skriftlig avtale mellom partene.

3. Samarbeid med andre rettssubjekt

Når institusjonen inngår samarbeid med andre rettssubjekter, skal dette nedfelles i en skriftlig samarbeidsavtale som regulerer samarbeidet mellom institusjonen og rettssubjektet. Institusjonens styre inngår slik avtale. Samarbeidsavtalen skal i det minste omfatte følgende forhold:

1. Økonomi
   Samarbeidsavtalen skal regulere de økonomiske forhold mellom institusjon og rettssubjekt. Rettssubjektet må fullt ut dekke de kostnader som følger av dets virksomhet.
2. Personalforhold
   I den utstrekning ansatte i institusjonen skal utføre arbeid for rettssubjektet, skal det skje i henhold til skriftlig avtale mellom enheten og institusjonen.
3. Styredeltakelse
   Institusjonen kan delta i rettssubjektets styre. Slik styredeltakelse skal fremgå av samarbeidsavtalen. Institusjonens øverste leder kan ikke inneha slikt verv med mindre det er et selskap som fullt ut eies av staten, jf forvaltningsloven § 6 første ledd bokstav e.
4. Andre avtaleforhold
   Andre forhold av betydning for samarbeidet skal innarbeides i samarbeidsavtalen.

4. Opprettelse av eller medvirkning i egne rettssubjekter

Fagdepartementet kan gi myndighet til den enkelte institusjon til å organisere eksternt finansiert virksomhet som egne rettssubjekt, og skaffe seg eierposisjon i andre selskaper. Slik virksomhet må være av faglig interesse. Institusjonens styre skal selv fatte vedtak om slik opprettelse/medvirkning. Departementet kan likeledes delegere til den enkelte institusjon å forvalte statens eierinteresser i slike selskaper, og å selge aksjer.

4.1. Krav som skal legges til grunn dersom eksternt finansiert virksomhet skal organiseres som eget rettssubjekt:

1. Institusjonene skal ikke subsidiere virksomhet i slike rettssubjekter.
2. Virksomheten skal organiseres slik at den sikrer at institusjonenes faglige og økonomiske interesser blir ivaretatt.
3. Flere institusjoner kan gjennom delfinansiering og lignende inngå samarbeid om virksomhet i ett eller flere rettssubjekter.
4. Virksomheten skal være i overensstemmelse med de etiske standarder som for øvrig gjelder for institusjoner innen høgre utdanning.
5. Organisering av eksternt finansiert virksomhet må skje i overensstemmelse med forutsetninger for tildelinger eller spesifikke krav fra den eksterne finansieringskilden.
6. Institusjonens øverste leder kan ikke inneha styreverv i selskap hvor institusjonen har eierposisjon med mindre selskapet fullt ut eies av staten, jf forvaltningsloven § 6 første ledd bokstav e.

4.2.Organisasjonsformer

Når eksternt finansiert virksomhet organiseres i egne rettssubjekt skal institusjonene primært bruke aksjeselskap som organisasjonsform, jf. lov av 13. juni 1997 nr 44 om aksjeselskaper og lov av 13. juni 1997 nr 45 om allmennaksjeselskaper. Unntaksvis kan institusjonene søke departementet om å organisere den eksternt finansierte virksomheten i stiftelse, jf lov av 23. mai 1980 nr 11 om stiftelser.

4.3.Kapitalinnskudd

Kapitalinnskudd skal som regel dekkes av institusjonens overskudd av eksternt finansiert virksomhet. Institusjonen kan unntaksvis søke departementet om bevilgning for å dekke kapitalinnskuddet.

Eventuelle eierposisjoner skal fremgå av institusjonens internregnskap.

4.4. Ivaretakelse av statens eierfunksjon

En institusjon som i fellesskap med andre statsinstitusjoner oppretter et selskap eller kjøper aksjer i et allerede opprettet selskap der staten eier aksjer skal sørge for at det er inngått en avtale om hvilken statsinstitusjon som skal ivareta statens eierskap. Institusjonen skal sende melding om dette til departementet innen fire uker.

4.5. Salg av aksjer

Salg av aksjer der kjøpesummen er dekket av overskuddet av eksternt finansiert virksomhet ved institusjonen i henhold til særskilt fullmakt om dette, skal skje etter forretningsmessige prinsipper. Salgssummen kan nyttes til institusjonens drift eller til kapitalinnskudd, jf. pkt. 4.3 ovenfor.

4.6. Rapportering

Det skal hvert år utarbeides en oppdatert oversikt over selskap som eies helt eller delvis av staten og der institusjonen har fått fullmakt til å forvalte eierinteresser på statens vegne. Av oversikten skal fremgå selskapets aksjekapital, statens eierandel i selskapet og en kortfattet oversikt over selskapets formål og virksomhet. Oversikten skal også danne grunnlag for departementets videre rapportering til Stortinget, statsregnskapet og Riksrevisjonen. Slike opplysninger skal sendes departementet innen den frist departementet fastsetter i særskilt brev.

Departementet skal umiddelbart orienteres om aktiviteter i selskapet av viktighet, og som klart er av interesse for departementet for å sikre en effektiv kontroll med at statens interesser forvaltes på en forsvarlig måte.

Departementet skal på et så tidlig tidspunkt som mulig orienteres om tidspunkt for avholdelse av ordinær generalforsamling. Institusjonen skal umiddelbart etter at ordinær generalforsamling er avholdt, oversende til departementet følgende dokumenter fra det enkelte selskap:

• Årsoppgjør
• Årsmelding
• Protokoll fra generalforsamling
• Revisors beretning

For selskaper der flere statsinstitusjoner har aksjer skal rapportering skje av den institusjon som er satt til å ivareta statens eierfunksjon, jf. punkt 4.4.

Se forøvrig Kunnskapsdepartementets rundskriv F-35-01/3796 20.12.2002

Del/Tips: