Reglement for eksternt finansiert virksomhet ved Universitetet i Agder

1. REGLEMENTETS VIRKEOMRÅDE OG DEFINISJONER

1.1. Dette reglementet er i hht. departementets rundskriv F-35-02, og erstatter oppdragsreglement for Høgskolen i Agder (HiA) vedtatt i S-sak 182/01. Dette reglementet omtaler eksternt finansiert virksomhet (EFV) og bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV).

1.2. Reglementet gjelder for virksomhet som helt eller delvis er finansiert av eksterne midler, herunder også gaver. Med virksomhet menes forskning, undervisning, utredning og andre oppgaver som høgskolen ut fra sitt formål skal utføre. Alle utdanningstilbud, som videre- og etterutdanning samt voksenopplæring som helt eller delvis finansieres av egenandel (betalingsstudier), uavhengig av om disse tilbudene er initiert av universitetet eller ekstern part, er også regulert av dette reglement.
Reglementet gjelder for alle deler av virksomheten ved UiA.

1.3. Med EFV menes her virksomhet ved universitetet som ikke dekkes over ordinær grunnbevilgning, eller andre bevilgninger fra fagdepartementet. Direkte tildelinger fra andre UFD-eide virksomheter (Norges Forskningsråd, SOFF, andre universiteter og høgskoler ol) eller prosjekttildeling fra KD er prinsipielt ikke å regne som EFV, men skal som hovedregel følge reglene for EFV. Dette fordi UiAs årlige grunnbevilgning ikke dekker indirekte kostnder på slike prosjekter.

1.4. EFV kan deles inn i 3 hovedtyper:
Med oppdragsvirksomhet menes omsetning (ytelse og motytelse) av forsknings-, undervisnings- og andre tjenester mot vederlag.
Med bidragsvirksomhet menes omsetning av forsknings-, undervisnings – og andre tjenester hvor universitetet også er bidragsyter. Dette er tilfeller hvor universitetet finner at prosjektet har positive, faglige effekter, samt at universitetets deltakelse ikke medfører konkurransevridning i markedet (se pkt. 3.3 og pkt. 4).
Med gaver menes midler, utstyr mm. gitt til universitetet. Gaver med definerte formål regnes som EFV. Generelle gaver uten definert formål regnes ikke som EFV. Giver vil uansett ikke ha krav på motytelse av noe slag.

1.5. Med oppdragsgiver menes ekstern offentlig eller privat virksomhet som finansierer universitetets EFV, det være seg som oppdrag, bidragsvirksomhet eller gave.

1.6. Med ansvarsområde og enhet menes fakultet, seksjon eller stabsenhet som er definert som eget budsjettansvarsområde.

1.7. Med direkte kostnader menes alle kostnader til lønn, feriepenger og pensjon samt arbeidsgiveravgift og arbeidsgiverdelen av pensjonskostnadene for personer som jobber med EFV. I tillegg kommer andre direkte kostnader til varer og tjenester som spesielt faktureres for oppdraget, som større edb-kjøring, kjøp eller leie av utstyr, eksterne tjenester, reiser, forbruksvarer, spesiallitteratur o.l.

1.8. Med indirekte kostnader menes EFV’s andel av institusjonenes administrasjonskostnader, bruk av bibliotek, generelle edb-kostnader, telefon/porto/kopiering (dersom dette ikke er fakturert særskilt), kontorrekvisita, uspesifisert forbruk i laboratorium, vederlag til Kopinor, og kostnader til husleie, lys, oppvarming, vedlikehold og renhold av lokaler. Her kommer også kostnader som følge av erstatningsansvar ved eventuell skade, brann eller tyveri.

1.9. Midler fra av Norges Forskningsråd skal følge reglene for bidragsvirksomhet (ref. pkt. 1.3).
Midler fra kompetansefondene skal følge reglene for bidragsvirksomhet, men dekning av indirekte kostnader og rapportering vil fremkomme i de årlige søknader og tildelingsbrev, og overstyrer eventuelt avvikende punkter i dette reglement.

1.10. Doktorgradsstipendiater og postdoc-stipendiater følger egne satser for indirekte kostnader.

1.11. Refusjon av utlegg regnes ikke i seg selv som EFV, dersom dette kun gjøres av praktiske årsaker og ikke er en del av et større virksomhet/prosjekt. Dersom universitetet står ansvarlig for virksomheten/prosjektet og dens resultater skal virsomheten/prosjektet defineres som EFV.

Hovedreglene

2. SØKNAD OM MIDLER

2.1. Søknader om eksterne midler skal være i regi av universitetet. Alle søknader skal gå gjennom ansvarsområdets administrasjon og undertegnes av administrativ leder. Enheten skal ha et lett tilgjengelig oppdatert oversikt over alle eksterne søknader.

2.2. Kopi av alle søknader til Norges Forskningsråd og EU-program skal sendes forskningssekretariatet. Søknader til programmer der det kreves at universitetet som institusjon skal prioritere eller står bak søknaden, skal sendes gjennom forskningssekretariatet. I slike tilfeller kan forskningsdirektøren fastsette en intern søknadsfrist før den søknadsfrist som er fastsatt i programmet.

2.3. Søknader til kompetansefondene skal koordineres av universitetets ledelse og være undertegnet av rektor og universitetsdirektør.

3. AVTALE/KONTRAKT

3.1. For hvert enkelt prosjekt skal det foreligge skriftlig kontrakt mellom oppdragsgiver og Universitetet i Agder. Standardkontraktforslag er utarbeidet av økonomiseksjonen.

Kontrakten bør inneholde klare bestemmelser om:

• Målsetningen med bruk av midlene
• Varighet/kontraktsperiode
• Prosjektansvarlig
• Økonomi og betalingsbetingelser (tidspunkt og beløp)
• Behandling av merverdiavgift/andre avgifter
• Rettigheter, plikter og ansvar for partene, herunder eiendomsretten til utstyr kjøpt inn på prosjektet
• Publiseringsrettigheter/patenter
• Heving/oppsigelse av avtalen
• Behandling av tvister

Kopi av alle kontrakter skal sendes sentralarkivet ved universitetet. Enheten skal ha en lett tilgjengelig oppdatert oversikt over alle kontrakter.

3.2. Ved oppdragsvirksomhet skal oppdragsgiver betale alle direkte og indirekte kostnader ved oppdraget.

3.3. Ved bidragsvirksomhet/gave kan ansvarsområdet / universitetet selv dekke deler av direkte/indirekte kostnader. Avvik må vedtas av universitetsstyret / universitetsdirektør for unntak knyttet til UiAs fellestjenester, og fakultetsstyret / administrativ leder for unntak knyttet til ansvarsområdet. Dette skal gjøres ved at man trekker for kostnaden og synliggjør ansvarsområdets / universitetets bidrag som en inntekt i prosjektet, dersom ikke universitetsstyret bestemmer annet.
Dersom universitetsstyret / enheten bestemmer at det skal ikke belastes for indirekte kostnader er prosjektet likevel å definere som bidragsvirksomhet.

3.4. Alle kontrakter skal undertegnes av prosjektansvarlig og administrativ leder for ansvarsområdet / universitetsdirektøren, eventuelt den han bemyndiger. Kontrakter som gjelder EU-program skal undertegnes av universitetsdirektøren, eventuelt den han bemyndiger.
Prosjektansvarlig godkjenner med sin underskrift på kontrakten, at den faglige delen av prosjektet er gjennomførbart innenfor de rammer som foreligger i kontrakten.
Administrativ leder / universitetsdirektør har ved sin underskrift ansvar for at prosjektet lar seg gjennomføre med tanke på infrastruktur og de økonomiske rammer som foreligger i kontrakten, samt at gjeldende regler for forvaltning av eksterne midler er fulgt.
Universitetet vil kunne avvise kontrakter som ikke er signert av administrativ leder / universitetsdirektør, og den som har inngått kontrakten vil evt. stå personlig ansvarlig for oppfyllelse av kontrakten.

3.5. Det skal, ved inngåelse av kontrakten, avklares om prosjektet er oppdragsvirksomhet, bidragsvirksomhet eller gave. Dette av hensyn til regnskapsmessig behandling og rapportering. Dersom prosjekter endrer karakter under prosjektets levetid må det foretas en ny type-vurdering jfr. pkt. 1.4.

4. FULLBUDSJETTERINGSPRINSIPPET

4.1. Prosjekter skal alltid fullbudsjetteres. Med dette menes at det skal søkes dekning for alle kostnader som påløper, inklusive administrasjonskostnader og andre indirekte kostnader. Dette gjelder også ved bidragsvirksomhet og gaver, jfr. pkt. 3.3.

4.2. For prosjekter hvor det utføres arbeid skal indirekte kostnader beregnes på bakgrunn av universitetets gjeldende satser per faglig årsverk, jfr. pkt. 1.8. (Gjeldende satser fremkommer av den årlige budsjettfordelingen). Dette er uavhengig om det utbetales lønn eller ikke. For prosjekter hvor noen av disse kostnadskomponentene fremgår som en direkte kostnad på prosjektet, eller ikke er relevant for prosjektet, skal en ikke ta med disse ved beregning av de indirekte kostnadene. Universitetsdirektøren fastsetter inntektsføring / disponering av disse midlene, herunder fordeling mellom fellesadministrative tjenester.
Det skal også beregnes indirekte kostnader til eget ansvarområde. Dersom ansvarsområdet ikke har utarbeidet egne satser skal universitetets standardsats benyttes.

4.3. For prosjekter uten særlig lønnskostnader (eller der lønnskostnader utgjør en liten del av totalbudsjettet), belastes et administrativt gebyr. Dette gebyret skal dekke kostnader til oppfølging av prosjektet og bruk av infrastruktur. Gebyret skal som minimum utgjøre 5 % av hele omsetningen (jfr. pkt. 4.4). Prosjekter uten særlig lønnskostnader som har en totalomsetning på under 5.000 kr pr. år skal ikke belastes for indirekte kostnader. Ved spesielt stor omsetning / budsjetter bør det i samråd med Økonomiseksjonen vurderes individuelt hvor store kostnader som er forbundet med forvaltning av prosjektet.

4.4. Det skal kun beregnes indirekte kostnader av den delen som oppdragsgiver bidrar med, og ikke av universitetets evt. bidrag.

4.5. Universitetsstyret / universitetsdirektøren eller fakultetsstyret / administrativ leder kan vedta merinntektskrav / særlig krav til overskudd generelt eller på enkelte prosjekt.

4.6. De indirekte kostnadene på prosjektet kostnadsføres på egne konti (se kontoplan). Enhetene er selv ansvarlig for at disse kostnadene posteres i regnskapet. Inntektene inntektsføres på samme måte (se kontoplan). Økonomiseksjonen påfører kontostreng for inntekter til sentraladministrasjon.

5. REGNSKAPSFØRING/BEHANDLING AV MIDLER

5.1. Alle eksterne midler tildelt en enhet ved Universitetet i Agder skal regnskapsføres av universitetet. For prosjekter som kjøres i samarbeid med FiloNova AS gjelder egen avtale.

5.2. Ansatte har ikke anledning å opprette bankkonti. Det er kun økonomiseksjonen som kan opprette bankkonti i universitetets navn. Midler som ansatte får tildelt på bakgrunn av sin stilling ved universitetet skal alltid forvaltes av universitetet.

5.3. Av likviditetshensyn skal som hovedregel oppdragsgivere betale forskuddsvis. Dersom det ikke lar seg gjøre å få forskuddsvis betaling fra oppdragsgiver, skal det legges opp til månedlig innbetalinger basert på full kostnadsdekning. I slike tilfeller må det ikke være tvil om at oppdragsgiver er betalingsdyktig. Unntak fra denne regelen må godkjennes av universitetsdirektøren / økonomidirektøren.

5.4. Inntekter i forbindelse med EFV skal som hovedregel faktureres. Det skal benyttes skjema for fakturarekvisisjon i forbindelse med utsendelse av faktura.

5.5. Det er anledning til å føre inntekter fra flere kilder inn på samme prosjektkonto. For tilfeller hvor det er nødvendig å holde oversikt over midler fra ulike kilder, er det mulig å operere med flere prosjektkonti under ett hovedprosjekt. All kontering gjøres på prosjektnivå, mens rapporter kan genereres på hovedprosjektnivå. En total prosjektoversikt kan holdes ved å bruke tiltaksbegrepet i Agresso. Økonomiseksjonen kan utarbeide nærmere rutiner for bruken av prosjektnummer.

5.6. I forbindelse med periodeavslutning skal det for prosjekter som ikke er avsluttet, gjøres vurderinger og periodiseringer slik at prosjektets kostnads/inntektsside viser et korrekt resultat som mulig. Økonomiseksjonen utarbeider og oppdaterer kontinuerlig rutiner for slik periodisering.

6. AVSLUTNING AV PROSJEKTER OG EGENKAPITALBEGREPET

6.1. Prosjekter skal regnskapsmessig avsluttes så snart som mulig etter at virksomheten er avsluttet. Avslutning av prosjekter skal skje kontinuerlig, ikke bare ved periodeavslutninger. Prosjekter kan ikke avsluttes før alle direkte og indirekte kostnader er belastet.
Det er ikke tillatt å belaste prosjekter med kostnader som ikke kan direkte eller indirekte knyttes til prosjektet.

6.2. EFV klassifisert som oppdragsvirksomhet avsluttes ved at man overfører resultatet til et eget prosjektnummer via egne konti i 9-klassen. Dette vil ved årsavslutning bli tillagt egenkapitalen. Overskudd vil øke egenkapitalen, mens underskudd vil redusere egenkapitalen. Det er kun oppdragsvirksomhet som kan øke egenkapitalen.
EFV klassifisert som bidragsvirksomhet og prosjekter finansiert med gaver avsluttes ved at evt. restbeløp tilbakeføres den eller de som har tilført finansieringen etter nærmere avtale. Ved evt. underskudd må det tilføres midler fra de deltakende parter.
Økonomiseksjonen har utarbeidet egne detaljerte rutiner for avslutning av prosjekter.

6.3. Egenkapitalen som det enkelte ansvarsområdet bygger opp er frie midler inntil universitetsstyret bestemmer annet.
Dersom universitetet / ansvarsområder ønsker å delta i EFV klassifisert som oppdragsvirksomhet er det kun egenkapital/midler opptjent ved annen oppdragsvirksomhet som kan brukes til dette formålet.

7. PERSONALMESSIG OG FINANSIELL MEDVIRKNING I PROSJEKTER

7.1. Dersom en tilsatt ved UiA mottar henvendelser vedrørende utførelse av EFV, plikter han / hun å arbeide for at aktuelle oppdrag skal tilbys universitetet. Forespørsel om oppdrag skal alltid legges frem for dekanus / administrativ leder eller den disse har delegert ansvaret for behandling av slike saker (se pkt. 3.4).

7.2. Tilsatte ved universitetet kan bli pålagt arbeid med EFV innenfor ordinær arbeidsplan i likhet med BFV. Arbeid utover rammen for den enkeltes arbeidsplan skal avtales med den enkelte medarbeider og honoreres iht. gjeldende regelverk for merarbeid.

7.3. Ansatte ved UiA kan ikke engasjeres som firma / næringsdrivende eller som tilsatt/ engasjert hos annen arbeidsgiver utføre oppdragsvirksomhet for universitetet.

7.4. Dersom UiAs fast ansatte personale arbeider på et eksternt finansiert prosjekt skal lønnskostnadene belastes prosjektet direkte. Dersom det gjelder lønn for kortere perioder eller mindre stillingsandeler bør budsjettenheten den tilsatte konteres på kompenseres ved overføring på egne konti for interne overføringer (se kontoplan).

Prosjektforvaltning

8. SENTRALT NIVÅ

8.1. Universitetsstyret fastsetter overordnet strategi og rammer for oppdragsvirksomheten.

8.2. Fellesadministrasjonen skal føre kontroll med at gjeldende reglementer til enhver tid blir fulgt. Høgskoledirektøren avgjør i tvilstilfeller hvordan eksterne midler skal forvaltes.

8.3. Økonomiseksjonen oppretter prosjekter, utarbeider forslag til budsjett for omfanget av ekstern finansiert virksomhet, samt satser for indirekte kostnader ifm årlig budsjettbehandling i universitetsstyret.

9. DET ENKELTE ANSVARSOMRÅDET

9.1. Når ansvarsområdene søker om å opprette en ekstern prosjektkonto skal følgende forelegges:

• Kopi av søknad om midler (dersom søknad eksisterer)
• Gyldig kontrakt
• Finansieringsplan for hele prosjektperioden
• Finansieringsplan og periodisert budsjett for det inneværende år.

Det skal av finansieringsplanen fremgå om prosjektet er oppdragsvirksomhet, bidragsvirksomhet eller gave, og evt. størrelsen på universitetets / ansvarsområdets bidrag.

9.2. Ansvarsområdene er ansvarlige for at nettobudsjettene til de ulike prosjektene til enhver tid overholdes. Enheten er ansvarlig for utarbeiding av fakturagrunnlag.

9.3. Innenfor de rammer som universitetsstyret gir kan fakultetsstyret / administrativ ledelse ta stilling til ønskeligheten, omfang, tidsplan og budsjett for eksternt finansiert virksomhet ved enheten. Dersom prosjektet omfatter flere ansvarsområder, skal det lages en samarbeidsavtale der enhetene utpeker en ansvarlig prosjektleder, og hvilket ansvarsområde som skal ha det regnskapsmessige/rapporteringsmessige ansvaret for prosjektet.

9.4. Ansvarsområdene skal budsjettere den EFV de har ansvar for, både det enkelte prosjekt og en samlet oversikt over forventet oppdragsvirksomhet ifm budsjettbehandlingen.
Ansvarsområdene leverer budsjettinnspill innen fastsatte frister på omfanget av EFV kommende budsjettår, og periodiserer denne iht. de retningslinjer som økonomiseksjonen gir.

10. ØKONOMISK OG PERSONALADMINISTRATIV FORVALTNING

10.1. Økonomisk- og personaladministrativ forvaltning foretas som for annen virksomhet ved universitetet, iht. gjeldende lover og regelverk.

10.2. Eksterne midler kan disponeres når prosjektkonto (internt i regnskapet) er opprettet og midler er overført til universitetet, eller at det foreligger en bindende avtale fra betalingsdyktig oppdragsgiver, jfr. pkt. 5.3.

10.3. Lønn kan utbetales etter at tilsetting er foretatt av universitetets tilsettingsmyndighet.

Del/Tips: