Avtaleinngåelse

Hovedprinsipper ved avtaleinngåelse:

1. Alle utvekslingsavtaler skal være faglig forankret på institusjons-, fakultets- eller instituttnivå og administrativt kvalitetssikret av Internasjonal avdeling i fellesadministrasjonen
2. Alle faglig ansatte ved UiA og Internasjonal avdeling kan være initiativtaker til inngåelse av utvekslingsavtale(r) forutsatt at retningslinjene nedenfor følges
3. Avtaler på institusjons- / fakultetsnivå undertegnes av rektor/dekanus og leder av Internasjonal avdeling. Avtaler på instituttnivå (hovedsakelig ERASMUS-avtaler) undertegnes av instituttleder, men leder av Internasjonal avdeling kan bemyndiges av instituttleder under forutsetning av at alle forhold knyttet til slike avtaler er klarert med instituttleder på forhånd

Retningslinjer for inngåelse av utvekslingsavtaler med utenlandske universiteter / høgskoler

1. Initiativtaker undersøker og vurderer følgende:

• Kan emner tatt ved vertsinstitusjonen innpasses i studentens studieprogram på UiA (minst ett semester/ 30 stp)?
• Passer UiAs emnetilbud vertsinstitusjonens behov?
• Omfanget av en eventuell utvekslingsavtale (varighet/ antall studenter hver vei/utvekslingsoppholdets lengde)?
• Har UiA og potensiell partnerinstitusjon vilje og kapasitet til å ta imot lærere på utveksling?
• Navn, telefonnummer og e-postadresse til faglig koordinator ved UiA og potensiell partnerinstitusjon
• Orienterer instituttleder og evt fakultetets internasjonale koordinator

2. Instituttleder klarerer internt (vil i mange tilfeller være initiativtaker også) og orienterer leder av Internasjonal avdeling om initiativet

3. Internasjonal avdeling sjekker pågående eller tidligere samarbeid med potensiell partner

• Skaffer seg oversikt over boforhold
• Undersøker om eventuell ulik semesterinndeling mellom UiA og potensiell partnerinstitusjon er en hindring for utveksling
• Hva er undervisningsspråket i de aktuelle emnene ved vertsinstitusjonen, og anses dette som en hindring for utveksling?
• Fremskaffer kontaktopplysninger om leder av utenlandsk institusjons internasjonale kontor
• Sjekker alle andre administrative forhold som kan ha betydning for eventuell avtaleinngåelse
• Orienterer instituttleder om Internasjonal avdelings holdning til inngåelse av avtale

Dersom institutt/fakultet og Internasjonal avdeling er enige om å inngå avtale med potensiell partner og denne er interessert i en slik avtale, iverksetter Internasjonal avdeling følgende:

1. Lager et avtaleutkast som sendes elektronisk til partnerinstitusjon for gjennomsyn
2. Dersom begge parter er enige om omfang (se pkt 1 c), undertegnes avtalen i 2 eks hvorav ett arkiveres ved UiAs sentralarkiv
3. Kopi av avtalen sendes til berørte parter på institutt / fakultet
4. Avtalen registreres i FS
5. Utvekslingsmuligheten kunngjøres for UiA-studenter på Internasjonal avdelings hjemmesider
6. Når avtalen er i ferd med å løpe ut, tar Internasjonal avdeling kontakt med instituttleder/internasjonal koordinator for å vurdere utfasing eller fornyelse